Prévoir le pire des situations permet de réfléchir, d’anticiper et surtout d’agir avec la plus grande efficacité. Selon la dernière étude réalisée par l’institut Plum, plus de 8% des factures émises en France par les entreprises ne sont jamais réglées ou avec un tel retard qu’elles sont considérées en « pertes ». Ainsi, le recouvrement des créances impayées s’avère une problématique qui doit être intégrée dans la gestion de votre comptabilité client avec une démarche, des process et des pratiques spécifiques en gestion de solvabilité. Face à des relances de l’équipe commerciale et une négociation de recouvrement amiable qui échouent, le Credit Manager, le contrôleur de gestion ou le Chargé de Recouvrement doit pouvoir prendre les « bonnes décisions » et mettre en œuvre les techniques de recouvrement contentieux les plus efficientes pour une gestion des impayés à plus de 120 jours. Une solution logicielle de gestion du poste client comme Eloficash de Covline est essentielle pour disposer d’une démarche contentieuse efficiente et récupérer les sommes dues par des clients mauvais payeurs, et ce, grâce à certains renseignements commerciaux.
Prendre les « bonnes décisions »
On ne le dira jamais assez, il faut réagir au plus vite à un retard de paiement. En effet, plus le taux de réussite de recouvrer une somme due décroit, plus les délais de paiement s’allongent – soit 5% à plus de 360 jours. Une solution logicielle de recouvrement client comme Eloficash contribue à optimiser la surveillance de la balance âgée, automatise les relances, alerte et permet l’envoi d’une lettre de mise en demeure de payer (via courrier recommandé) voire d’injonction à payer. Si les relances restent sans réponses et/ou les motifs du défaut de paiement flous, le Credit Manager, le créancier ou le Chargé de Recouvrement doit déterminer l’action à entreprendre : renoncer, confier à un spécialiste du recouvrement ou entamer des procédures pour un recouvrement judiciaire. Au cœur d’une démarche contentieuse, formalisée par l’entreprise, il s’agit d’évaluer selon le type et le « hors délai » de la créance due, le coût et le taux de réussite voire les « profits » possibles – pénalités de retard et dommages & intérêts de retard du recouvrement, selon différents scénarios.
Piste : L’injonction à payer sur « imprimé CERFA » peut être réalisée directement par l’entreprise et représente un levier psychologique important de recouvrement.
Confier à un spécialiste du recouvrement
Externaliser en faisant appel à un spécialiste « à façon » ou à un cabinet de recouvrement améliore fortement les possibilités de recouvrer les impayées, tout en préservant la relation commerciale. On cède la propriété de la créance à un « tiers » pour un temps donné. Cette méthode permet de débloquer une situation, une négociation commerciale voire mettre en place un échéancier de paiement, solution de prédilection d’une société de recouvrement. La solution logicielle de recouvrement Eloficash permet, via des échanges informatisés, de suivre les actions de son prestataire externe, d’évaluer le « compromis » voire d’identifier les risques d’insolvabilité afin d’offrir une gestion financière saine.
Piste : L’externalisation de la procédure de recouvrement est particulièrement intéressante en cas de débiteurs étrangers, environnement et service juridique et réglementaire local oblige.
Préparer et piloter les actions judiciaires
Après l’envoi d’une assignation en paiement, le dernier recours consiste à entamer une procédure judiciaire. Une solution logicielle de recouvrement, selon un workflow défini, vous accompagne pour préparer les dossiers contentieux et piloter les actions judiciaires, selon les procédures et les juridictions concernées. Outre de centraliser les éléments de preuve (devis, bon de commande, facture) de la prestation réalisée, la solution peut planifier des dates butoirs pour réaliser et envoyer des documents, extrêmement formalisés, selon les procédures judiciaires à titre exécutoire.
Point de vigilance : La réactivité et les process d’une juridiction varient selon votre zone géographique. Allongement des délais de traitement et d’audience, postes vacants non remplacés, engorgement dans les tribunaux (généralement au tribunal de commerce) ou devant huissier de justice font régulièrement l’actualité.
S’il faut passer la créance en pertes et profits, surtout en cas de liquidation judiciaire ou de difficultés insurmontables du/des clients, la solution Eloficash vous assiste. Selon le type de créance et le scénario de relance mis en place, Eloficash peut préparer le provisionnement des pertes et profits à intervalle régulier. En conclusion, les créances passées en pertes et profits ne doivent pas représenter plus de 3% de votre poste client, sinon des solutions correctives s’imposent rapidement !
