Responsable du recouvrement de votre entreprise, vous devez gérer les encours clients et les diverses échéances de paiement. Or, plus votre société génère de factures, plus le risque de laisser passer certaines dates limites de paiement est grand ! Pour une gestion efficace du poste client, adopter un modèle échéancier simple d’utilisation conçu pour vos besoins n’est plus une option. Dans cet article, apprenez comment réaliser un échéancier de paiement adapté. Découvrez le modèle échéancier intuitif et automatisé de notre logiciel de recouvrement client Eloficash.
Un modèle échéancier de paiement, dans quel but ?
L’échéancier de paiement est un tableau qui établit des actions à réaliser suivant un calendrier pour le règlement des factures clients. Il permet de gérer au mieux des dates limites de paiement des créances. Il est indispensable dans toute procédure de recouvrement de créance impayée. En effet, le règlement des factures ne suit pas un seul et même chemin selon : le client, ses besoins ou la situation financière de son entreprise à l’instant T. Ainsi, certaines seront réglées intégralement dans l’immédiat, ce qui est évidemment préférable. Néanmoins, vous devrez parfois accepter qu’une facture émise soit payée en plusieurs fois, parfois sur de longues périodes. Gros achat, difficultés financières momentanées… des situations très diverses peuvent conduire votre débiteur à solliciter un échelonnement de la dette. Dans ce cas, vous établirez ensemble un calendrier de paiements réguliers, échéancier devant satisfaire les deux parties. Cet outil s’avère généralement très utile pour régler à l’amiable une situation problématique et éviter ainsi les litiges.
L’échéancier de paiement permettra donc à votre entreprise calculer et maîtriser son encours clients. Avec un modèle performant, vous serez en capacité de suivre et gérer les échéances de paiement sans confusion ni oubli. Les situations litigieuses seront ainsi limitées. De plus, la récupération de cash s’en retrouvera facilitée ce qui permettra d’optimiser votre trésorerie.
Comment choisir ou établir votre modèle d’échéancier de factures ?
Pour ce faire, un modèle prêt à être utilisé ou sur lequel vous vous appuierez pour créer votre propre échéancier vous fera gagner beaucoup de temps. En effet, pourquoi tout reconstruire quand il existe des outils déjà performants ?
Un modèle d’échéancier très basique se fera sous forme de tableau et contiendra les informations indispensables suivantes (en plus de celles permettant d’identifier le client et la facture évidemment !) :
- Numéro d’échéance
- Date d’échéance
- Montant à payer
- Reste à payer
Si des formules de calcul automatique pourront être utilisées, le travail de suivi restera toutefois très fastidieux… Pour aller plus loin, Eloficash vous propose donc une automatisation des calculs qui vous facilitera la tâche et améliorera la récupération de liquidités.
Le + ELOFICASH : l’assistant d’échéancier inclus dans ELOFICASH. Calculez votre DSO et réduisez-le en vous appuyant sur notre modèle d’échéancier de paiement. Facilitez l’enregistrement des informations de règlement, le suivi des factures client et encaissements et recouvrez efficacement vos impayés avec Eloficash : un seul fichier pour l’ensemble des données clients et un encours ajusté en temps réel.
Utiliser le modèle échéancier Eloficash pour un gain de temps et d’efficacité
Votre entreprise souhaite améliorer son Besoin en Fonds de Roulement (BFR) ? Confiez votre échéancier de paiement à Eloficash. En effet, vous avez la possibilité d’utiliser notre modèle d’échéancier de paiement et d’automatiser la plupart des tâches de votre processus de recouvrement. Bénéficiez ainsi de l’automatisation des calculs suivants : date d’échéance d’une facture, nombre de jours de dépassement d’une facture échue, somme des créances non échues, montants déjà payés ou encore sommes restant dues pour les factures échues. En entrant seulement quelques informations (délai de paiement accordé, montant des sommes déjà réglées, etc.), le logiciel de recouvrement effectuera les calculs à votre place en temps réel.
De plus, grâce à nos tableaux de bord, vous pourrez accéder à différentes informations mises à jour automatiquement et partagées avec l’ensemble des équipes concernées. Quoi de mieux qu’un outil de suivi collaboratif du recouvrement client pour faire entrer la culture cash dans votre entreprise ?
Chacun pourra ainsi suivre par exemple :
- L’encours clients
- Les factures qu’il reste à recouvrer, et qui ont dépassé ou non le délai imparti
- La balance âgée afin de déterminer où se situe la majeure partie de vos créances échues
- L’activité récente avec le montant du chiffre d’affaires facturé, les factures réglées, l’encours et les factures échues
L’automatisation des tâches proposées par notre logiciel de recouvrement amiable Eloficash facilitera d’autant plus le travail de vos chargés de recouvrement ou Credit manager : relances automatiques, alertes, suivi des encaissements et décaissements, des litiges ou des promesses…
De plus, notre logiciel de recouvrement de créances offre des possibilités pour évaluer la santé financière d’une entreprise et identifier le risque client. Il vous permettra ainsi d’anticiper dès le départ un éventuel échelonnement des règlements.
Réussir la mise en place d’un échéancier de paiement
Que vous partiez d’une feuille blanche ou que vous utilisiez une proposition préétablie, certaines actions sont indispensables pour garantir l’efficacité de l’échelonnement d’une dette :
- Tout d’abord, il est conseillé d’exiger un premier versement immédiat.
- Ensuite, définissez la durée totale de remboursement selon la capacité de remboursement de votre débiteur. Indiquez le nombre d’échéances, de paiements intermédiaires et leur montant.
- Puis, intégrez des clauses ou conditions pour inciter votre débiteur à respecter ses engagements de règlement aux échéances décidées (exigence du solde dès le premier dépassement de délai d’un règlement intermédiaire par exemple).
- Enfin, n’oubliez pas de signer et de faire signer le document engageant votre client suivant le calendrier établi.
Si malgré toutes ces précautions, un débiteur ne règle pas toute ou partie de ses créances, vous pourrez engager une procédure contentieuse devant les tribunaux compétents pour récupérer les sommes dues.
En plus d’utiliser un modèle d’échéancier efficace, il est possible d’améliorer les processus de paiements grâce aux nouvelles technologies. Côté fournisseurs, optez pour un logiciel de recouvrement efficace tel qu’Eloficash qui vous permettra de gérer l’ensemble du poste client. Côté client, n’hésitez pas à digitaliser vos processus et solutions de purchase to pay. Vous optimiserez ainsi vos process d’achats avec un règlement associé facilité.