Avant d’évoquer les techniques qui permettent d’accélérer les encaissements, il est utile de comprendre le bien-fondé de cette démarche qui s’inscrit dans un processus de gestion du recouvrement à l’aide d’un logiciel de gestion des encaissements.
Pourquoi accélérer le process des encaissements pour son entreprise ?
Le premier objectif de l’accélération des encaissements est bien évidemment l’amélioration de la trésorerie de l’entreprise. En effet, la société s’en trouve crédibilisée et pourra gérer sereinement son activité et ainsi faire face à ses créances clients.
Pour améliorer le DSO (Days Sales Outstanding en anglais ou délais de règlement en français), avant de parler d’avoir recourt à un logiciel de gestion des encaissements (ou logiciel de recouvrement), il est indispensable d’intégrer les différents acteurs de la chaîne de règlement, en commençant par les vendeurs et en remontant jusqu’au Directeur Administratif et Financier, le fameux DAF.
1. Identification du problème
La première étape est de mesurer le délai de règlement (DSO) et de le comparer à votre délai de paiement « officiel ». Si la différence est importante, il est temps d’y remédier au risque de nuire à la viabilité de votre entreprise. Plusieurs moyens sont à votre disposition, dont le recourt à un logiciel de gestion des encaissements, pour pallier ces difficultés.
De plus, le nombre de jours moyen nécessaire pour faire régler une facture est un indicateur d’efficacité opérationnelle.
2. Structuration de la relance des impayés
Une fois que vous avez calculé votre DSO, il est indispensable de réaliser une analyse plus fine qui vous permettra d’identifier des leviers d’action. Il est donc nécessaire de regrouper et de segmenter votre base de clients par délai de règlement et ainsi de trouver les raisons de ces retards.
En fonction des retards et de votre processus de recouvrement, il conviendra de définir les scénarii, de préférence automatisés, à mettre en place ainsi que d’éventuelles alertes. On ne parle pas encore d’utiliser un logiciel de gestion de encaissements à ce stade.
Vous pouvez également programmer différents scénarii en fonction des segments que vous aurez identifié. Des lettres types peuvent aussi être paramétrées pour plus d’efficacité et ainsi gagner du temps dans le processus de relance client.
3. Maîtrise du processus de relance client et relance téléphonique
Afin d’être le plus efficace possible, il est indispensable de disposer, de manière centralisé, du dossier client dans son ensemble (relances, historique des factures et paiements, litiges, contacts, sovalbilité…) Cette étape permet de préparer la phase de relance téléphonique qui peut être nécessaire et intégré à vos scénario de recouvrement.
A partir de cette étape, c’est au risk manager, au credit manager ou au chargé de recouvrement d’intervenir afin d’obtenir un engagement de la part du client. Le contact direct est à privilégier pour une issue amiable.
4. Dématérialisation du processus grâce à un logiciel de gestion des encaissements
Pour accélérer les encaissements et réduire votre DSO, il est nécessaire de s’équiper d’une solution qui permette de dématérialiser les échanges afin de réduire les délais de votre workflow et ainsi gagner en efficacité. Un progiciel de recouvrement (ou un logiciel de gestion du poste clients) vous permettra également de paramétrer tous les scénarii nécessaires à votre processus de recouvrement, de la première relance à la mise en demeure. N’hésitez pas à prendre contact avec nos experts via le formulaire de contact ou par téléphone pour en savoir plus sur notre solution de gestion des encaissements Eloficash.
Source : Iconfinder.com
photo credit: yostD7000 via photopin cc
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