Qu’est-ce qu’un logiciel de relance clients ?
Un logiciel de gestion de relance clients permet, comme son nom l’indique, d’effectuer la relance des factures non honorées dans le délai prévu aux conditions de paiement, de manière plus ou moins automatisée.
Il peut arriver qu’un logiciel de relance client soit également utilisé comme un logiciel CRM. Malheureusement, il n’est pas toujours prévu entièrement pour cette utilisation et certaines fonctionnalités peuvent venir à manquer.
Dans tous les cas, un logiciel de gestion de relance clients disposera de données ERP (via une interface avec le système d’information) qui lui permettront d’effectuer les différents scénarios qui auront été paramétrés.
Exemple de scénarios
La force d’un outil de relance client réside dans le paramétrage fin et précis de scénarios suite à un impayés. Vos scénarios doivent permettre les paramétrages suivants :
- Envoi de plusieurs emails au client en fonction de son délai d’impayé,
- Création et affectation de tâches internes (suivi du dossier, relance téléphonique…),
- Création d’un workflow de suivi,
- Mise en place d’alertes,
- Remontée des informations dans les tableaux de bord,
- Paramétrage en fonction de groupes de clients,
- Paramétrage en fonction de seuils de facture,
- Paramétrage en fonction de délais de paiement,
- …
Voici donc un exemple de scénario :
J étant la date butoir du paiement de la facture client
J+0
- Envoi d’un email au client pour lui indiquer le numéro et le montant de sa facture impayée
- Création d’une alerte dans le logiciel
J+7
- Deuxième email au client rappelant ses conditions de paiement accompagné d’un RIB pour faciliter le règlement
- Si la facture est supérieure à un certain montant, envoi d’un email interne au commercial concerné par l’affaire
- Création d’une tâche pour le commercial : appeler le client
J+14
- Troisième email au client en lui indiquant les pénalités de retard ainsi que la prise en main du dossier par le service de recouvrement
- Création d’une alerte dans le logiciel
- Envoi d’un mail interne au service de recouvrement contenant un lien vers le dossier client
- Affectation d’une tâche au chargé du recouvrement
Et pour la relance téléphonique ?
Une des phases du processus de relance client est la relance téléphonique afin de convenir d’un arrangement amiable avec son client.
C’est également dans cette phase qu’un bon logiciel de recouvrement vous fera gagner un temps précieux en regroupant le dossier client (toutes les informations relatives au client) sur une même interface, ce qui permettra, en quelques clics, d’accéder à l’historique des commandes et du client. En outre, votre client est peut-être aussi un fournisseur…
En conclusion
Un logiciel de relance client et de gestion tel qu’ELOFICASH se révèle rapidement indispensable pour toutes les sociétés qui souhaitent maîtriser leurs encours clients, limiter les retards de paiement et accélérer leurs encaissements. La mise en place de scénarios précis et spécifiques en fonction de votre activité permet également de réduire votre délai moyen de paiement (DSO) et permet un suivi exhaustif dans la gestion des impayés. Ainsi, il existe de nombreux avantages à utiliser un logiciel de gestion de relance clients.
Sources : Iconfinder – Picjumbo
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